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组织结构对项目的影响

以项目为基础的组织是指他们的业务主要由项目组成,分为两大类:

  • 其主要收入源自依照合同为他人履行项目的组织。
  • 采用项目制进行管理的组织。

组织结构

与项目有关的主要企业组织结构类型包括职能型组织、项目型组织、矩阵型组织,它们的关键特征如下表所示。

其中,矩阵型组织兼具职能型组织和项目型组织的特征。它是在一个机构的机能式组织形态下,为了某种特别任务,另外成立专案小组负责,此专案小组与原组织配合,在形态上有行列交叉之式。根据职能经理和项目经理之间的权力和影响力的相对程度,矩阵型组织可分为弱矩阵、平衡矩阵和强矩阵。

组织结构可能影响资源的可用性和项目的执行方式。例如,在职能型组织和弱矩阵中,项目经理只是一个协调员。

职能型组织

职能型组织(Functional organization)是一种层级结构,每位雇员都有一位明确的上级。人员按专业分组,各专业还可以进一步分成更小的职能部门。在职能型组织中,各个部门相互独立地开展各自的项目工作。

如上图所示,一个项目可以作为公司中某个职能部门的一部分,而这个部门应该是对项目的实施最有帮助或最有可能使项目成功的部门。该部门的负责人就是这个项目的行政上级。

职能型组织结构的优点是:

  1. 政策、工作程序和职责规范十分明确;
  2. 垂直型权责结构,能实现很好的工作控制;
  3. 在已有的专业化生产上容易采取大规模生产;
  4. 管理权力高度集中,便于最高领导层对整个企业实施严格的控制。

项目型组织

项目式组织结构(Projectized organization)是将项目从公司组织中分离出来,作为独立的单元来处理,有其自己的技术人员和管理人员。在项目型团队中,团队成员通常集中办公,组织的大部分资源都用于项目工作,项目经理拥有很大的自主性和职权。这种组织中也经常采用虚拟协同技术来获得集中办公的效果。项目型组织中经常有被称为“部门”的组织单元,但它们或者直接向项目经理汇报,或者为各个项目提供支持服务。

项目型组织的优缺点:

  • 优点:能控制资源;向客户负责。
  • 缺点:成本低效、项目间缺乏知识信息交流。

弱矩阵型组织

弱矩阵型与职能式组织类似。项目可能只有一个全职人员,项目经理和项目组成员不是从职能部门直接调派过来,而是利用他们在职能部门为项目提供服务,项目所需要的计算机软件,产品测试及其他的服务,都可由相应职能部门提供。弱矩阵型组织保留了职能型组织的大部分特征,其项目经理的角色更像协调员或联络员。

弱矩阵能提供一个更好的系统来管理项目之间的冲突,问题在于职能控制的维持是以低效的项目整合为代价的。

平衡矩阵型组织

平衡矩阵型组织虽然承认全职项目经理的必要性,但并未授权其全权管理项目和项目资金。

平衡矩阵能够更好地实现技术与项目之间的平衡,但它的建立与管理是很微妙的,很可能会遇到与强矩阵组织有关的很多问题。

强矩阵型组织

强矩阵型组织类似于项目式组织,拥有掌握较大职权的全职项目经理和全职项目行政人员。但项目并不从公司组织中分离出来作为独立的单元。项目经理向项目经理的主管报告,项目经理的主管同时管理着多个项目,项目中的人员根据需要分别来自各职能部门,他们全职或兼职地为项目工作。这里,项目经理决定什么时候做什么,而职能部门经理决定将哪些人员派往哪个项目,要用到哪些技术,与此同时,职能部门一直进行着它们各自的工作。

强矩阵可能会提高项目的整合度,减少内部权力斗争。但职能领域对其控制力弱,容易出现项目团队与母体组织之间的融合被削弱的状况发生。

复合型组织

在一个公司中,可以同时存在职能式组织的项目和纯项目式组织的项目,这就是复合式组织结构。例如,在职能型组织建立专门的项目团队,来实施重要的项目。该团队可能具备项目型组织中项目团队的许多特征。在项目期间,它可能拥有来自各职能部门的全职人员,可以制定自己的办事流程,甚至可以在标准化的正式汇报结构之外运作。同样,一个组织可以采用强矩阵结构管理其大多数项目,而小项目仍由职能部门管理。

在这种复合型组织结构中,公司可先将刚启动且尚未成熟的项目放在某个职能部门的下面,当其逐渐成熟并具有一定地位以后将其作为一个独立的项目,最后也有可能发展成为一个独立的部门。